Politique concernant la vérification des antécédents judiciaires des administrateurs et des administratrices d’Égale Action
En voie d’approbation par le conseil d’administration
A – OBJET ET PORTÉE
Champ d’application
La Politique concernant la vérification des antécédents judiciaires des administrateurs et des administratrices d’Égale Action (ci-après la « Politique ») énonce les règles suivies par Égale Action concernant la vérification des antécédents judiciaires pour les personnes occupant la fonction d’administrateur ou d’administratrice.
La présente Politique s’applique à tous les administrateurs et les administratrices nouvellement élus, à ceux renouvelant leur mandat, ainsi qu’aux administrateurs ou administratrices désignés par cooptation ou afin de combler une vacance au conseil d’administration.
Buts et objectifs
En adoptant la présente Politique, Égale Action souhaite prendre l’ensemble des mesures nécessaires afin de s’assurer de la probité de ses administrateurs et administratrices.
B – DÉFINITION
Aux fins de l’application de la présente Politique, sont des antécédents judiciaires toutes infractions criminelles ou pénales pour lesquelles une personne a été reconnue coupable, sauf si un pardon a été obtenu, ainsi que toute accusation encore pendante pour une infraction criminelle ou pénale et toute ordonnance judiciaire qui subsiste contre une personne.
C – PROCÉDURE
Critères de filtrage
Les antécédents judiciaires vérifiés par Égale Action sont les antécédents liés aux :
- Infractions ou inconduites à caractère sexuel ou contraire aux bonnes mœurs;
- Infractions liées à la violence (infractions contre la personne et la réputation);
- Infractions liées aux opérations frauduleuses en matière de contrat de commerce;
- Infractions liées au vol.
Moment et fréquence des vérifications
La vérification des antécédents judiciaires se fait dans les soixante (60) jours suivants l’élection d’un candidat ou d’une candidate au poste d’administrateur ou d’administratrice d’Égale Action, ainsi qu’à tout autre moment jugé nécessaire par Égale Action pendant le mandat de cet administrateur ou administratrice.
Procédure et fonctionnement
Lors du dépôt de sa candidature, tout candidat ou toute candidate s’engage à remplir le Formulaire de consentement à la recherche d’antécédents judiciaires joint en annexe à la présente Politique afin d’autoriser Égale Action, et plus particulièrement, sa directrice générale, à effectuer elle-même ou par l’entremise d’un mandataire, la vérification des antécédents judiciaires de tout administrateur ou administratrice élu.es. Cette autorisation permet à Égale Action de procéder en tout temps à la révision de la vérification des antécédents judiciaires.
Lorsqu’une personne possède des antécédents judiciaires semblables à ceux énoncés à la présente Politique, l’administrateur ou l’administratrice en poste, est automatiquement disqualifiée et il n’est plus permis à cette personne, dès ce moment, de siéger au conseil d’administration.
D – CONFIDENTIALITÉ
Une copie du formulaire d’autorisation dûment complété ainsi que du résultat de la vérification des antécédents judiciaires est versée au dossier de l’administrateur ou de l’administratrice concernée. Ce dossier est conservé sur les serveurs informatiques d’Égale Action dans un dossier protégé par un mot de passe ou s’il s’agit d’un dossier physique, sous clé, dans un endroit approprié dont l’accès est limité à la direction générale et à l’administration.
Les renseignements personnels obtenus tout au long de la vérification des antécédents judiciaires ne sont utilisés qu’à la seule fin de déterminer l’éligibilité à siéger comme administrateur ou administratrice au sein du conseil d’administration d’Égale Action. Dans toute autre circonstance, le consentement de la personne concernée est requis avant de pouvoir utiliser ou communiquer ces renseignements à quiconque.
Les documents relatifs à la vérification des antécédents judiciaires sont conservés au dossier de la personne concernée pour une période maximale de trois (3) ans après la cessation de son rôle comme administrateur. Toutes les mesures raisonnables pour en assurer la confidentialité sont prises.
E – MISE À JOUR
La présente Politique est révisée conformément au délai prévu par le calendrier de révision des politiques d’Égale Action établit par le conseil d’administration. Elle peut également être révisée à tout autre moment, si nécessaire.
F – ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration. Elle abroge et remplace toute autre politique ou document au même effet.