Politique concernant la gestion budgétaire et financière d’Égale Action
En voie d’approbation par le conseil d’administration
A – OBJET ET PORTÉE
Préambule
Égale Action est un organisme multidisciplinaire signataire d’une convention d’aide financière à la mission avec le ministère de l’Éducation du Québec. C’est sur la base de son expertise que le ministère lui accorde une reconnaissance et un soutien financier.
Bien que cet octroi de fonds ne soit pas sa seule source de financement, il n’en demeure pas moins qu’une bonne partie de ses activités et programmes sont réalisés grâce à des fonds publics. Dans ce contexte, Égale Action souhaite démontrer rigueur et transparence dans l’utilisation des fonds publics ainsi que de l’ensemble des fonds qu’elle reçoit et dépense.
Champ d’application
La Politique concernant la gestion budgétaire et financière d’Égale Action (ci-après la « Politique ») énonce les règles suivies par Égale Action concernant la planification, l’adoption, l’exécution et le suivi, ainsi que la reddition de compte nécessaire dans le cadre de l’élaboration du budget d’exploitation annuelle.
La Politique encadre les rôles et responsabilités de la direction générale et du conseil d’administration à chacune de ces étapes, afin de s’assurer d’une gestion saine respectant les limites des budgets disponibles à Égale Action.
La présente Politique s’applique au conseil d’administration ainsi qu’à la direction générale d’Égale Action.
Buts et objectifs
De façon générale, les objectifs que cherche à atteindre Égale Action en adoptant la présente Politique sont les suivants :
- Assurer la planification et la gestion responsable des ressources financières dont elle dispose;
- Faire preuve de rigueur dans la gestion de ses ressources financières en respectant les meilleures pratiques de gestions et en s’assurant de l’utilisation adéquate des sommes dont elle dispose;
- S’assurer que toutes les décisions en lien avec la planification et la gestion budgétaire soient bien documentées afin de faciliter la prise de décision par le conseil d’administration;
- Assurer la pérennité d’Égale Action.
B – PRINCIPES GÉNÉRAUX
Équilibre budgétaire
Annuellement, et dans la mesure du possible, Égale Action tente de faire une planification budgétaire visant le maintien de l’équilibre budgétaire.
Budget déficitaire
Il est possible, et de façon exceptionnelle, qu’une planification financière déficitaire soit anticipée, en raison de la mise en place d’un projet particulier ou dû à la survenance d’une situation exceptionnelle.
Dans un tel cas, Égale Action mettra en place, pour l’année suivante, un plan d’action visant à retrouver l’équilibre budgétaire au cours du prochain exercice.
C – BUDGET D’EXPLOITATION
Préparation du budget d’exploitation
Annuellement, l’une des responsabilités des membres du conseil d’administration est d’adopter un budget d’exploitation pour réaliser le plan d’action élaboré par la direction générale découlant de la planification stratégique d’Égale Action.
Pour ce faire, suite à la fin de l’année financière, il revient à la direction générale de préparer un projet de budget d’exploitation. Le budget d’exploitation devra prévoir les revenus et les dépenses anticipées nécessaires à la gestion courante des activités d’Égale Action en plus de tenir compte du plan d’action élaboré en lien avec le plan stratégique et de l’ensemble des dépenses ordinaires et récurrentes d’Égale Action.
Ce projet de budget d’exploitation doit contenir suffisamment de renseignements et être suffisamment bien documenté afin de permettre au conseil d’administration de questionner et comprendre ce projet de budget et, par la suite, de l’adopter.
Le budget d’exploitation doit être adopté par le conseil d’administration au plus tard dans les trois (3) mois suivant le début de l’année financière.
Suivi du budget d’exploitation
Le budget étant un outil dynamique de gestion, il importe qu’il fasse l’objet d’un suivi et de révision en cours d’année. Cette opération est de première importance, puisque le budget d’exploitation, dans un organisme comme Égale Action est un outil de pilotage et de prise de décision. Le suivi du budget d’exploitation permet d’avoir une meilleure connaissance de la situation financière de l’organisme et, surtout, de réévaluer et réajuster, le cas échéant, les prévisions budgétaires établies pour la partie de l’année qui reste à écouler.
Il est ainsi possible d’avoir une vision plus claire de la capacité d’Égale Action à réaliser ses objectifs budgétaires, à mieux planifier la suite et à contrôler son évolution financière.
À chacune des rencontres du conseil d’administration, la direction générale présente un suivi du budget d’exploitation.
Dépassement d’un poste budgétaire en cours d’exercice
Il n’est pas possible de dépenser, pour un poste budgétaire, plus que ce qui a été prévu pour ce poste.
Dans l’éventualité où une dépense excédentaire devrait être effectuée, toutes dépenses excédentaires de plus de 5 000,00 $ devront être autorisées par le conseil d’administration. Les dépenses excédentaires de moins de 5 000,00 $ pourront être autorisées par la direction générale. Cette autorisation devra être documentée et le conseil d’administration devra en être informé à la réunion suivant immédiatement l’émission de l’autorisation par la direction générale.
D – REDDITION DE COMPTE
À titre d’organisme signataire d’une convention d’aide financière, Égale Action s’assure qu’un audit est réalisé annuellement par une firme comptable professionnelle.
Les états financiers sont préparés par la firme comptable nommée à cet effet par les membres, et présentés aux membres d’Égale Action dans le cadre de l’assemblée générale annuelle.
E – MISE À JOUR
La présente Politique est révisée conformément au délai prévu par le calendrier de révision des politiques d’Égale Action établit par le conseil d’administration. Elle peut également être révisée à tout autre moment, si nécessaire.
F – ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration. Elle abroge et remplace toute autre politique ou document au même effet.