Code d’éthique et de déontologie des administrateur.trices d’Égale Action

En voie d’approbation par le conseil d’administration

PRÉAMBULE

La mission d’Égale Action est de rendre le système sportif québécois équitable et égalitaire à l’égard des filles et des femmes et de soutenir ces dernières dans le développement de leur plein potentiel. À travers sa mission, Égale Action souhaite permettre à toutes les femmes et les filles d’être représentées, reconnues et servies de façon égale et équitable dans tous les aspects du sport québécois.

Les activités d’Égale Action sont administrées par un conseil d’administration où certain.es membres sont élu.es par les membres et d’autres membres sont coopté.es.

Le présent Code d’éthique et de déontologie des administrateur.trices d’Égale Action (ci-après le « Code ») se veut un guide important afin de promouvoir certaines valeurs, attitudes et comportements au sein du conseil d’administration.

Le présent Code ne se substitue pas aux Lois et règlements en vigueur ni n’a la prétention d’établir une liste exhaustive de l’ensemble des comportements prohibés.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE 1 – Objet

Le présent Code a pour objet d’établir des règles de conduite applicables aux membres du conseil d’administration ainsi qu’à faciliter la déclaration de conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents, en vue de maintenir et de promouvoir l’intégrité, l’objectivité et la transparence de leurs fonctions à titre d’administrateur.trices, de façon à préserver leur capacité d’agir au mieux des intérêts d’Égale Action et de sa mission et à inspirer la plus entière confiance auprès de ses membres et de ses parties prenantes.

ARTICLE 2 – Portée

Chaque personne membre du conseil d’administration est tenue de se conformer aux règles de conduite prescrites par le présent Code. Chaque personne membre est, en outre, tenue aux devoirs et obligations prescrits au Code civil du Québec (CCQ-1991).

Le contenu du présent Code s’applique tant pendant, qu’après le mandat de chaque membre du conseil d’administration.

ARTICLE 3 – Valeurs

Les membres du conseil d’administration adhèrent aux valeurs véhiculées par Égale Action et reconnaissent que toutes décisions prises au nom d’Égale Action devront être prises dans le respect des valeurs présentées ci-après :

  1. Équité : justice, accessibilité, égalité;
  2. Inclusion : respect des différences, appréciation, collaboration;
  3. Innovation : création, originalité, faire autrement;
  4. Courage : prendre position, implication et persévérance;
  5. Excellence : crédibilité et expertise.

DEVOIRS ET OBLIGATIONS

ARTICLE 4 – Obligations générales

Chaque personne membre du conseil d’administration doit prendre connaissance du présent Code, et ce, dès son entrée en fonction. Chaque personne membre du conseil d’administration s’engage à le respecter en tout point, ainsi qu’à respecter tout autre règlement, politique ou directive en vigueur au sein d’Égale Action. Conformément aux dispositions du présent Code, et ce, annuellement, la personne membre du conseil d’administration doit confirmer son adhésion au Code et à ses principes et déposer une déclaration annuelle d’intérêt (voir Annexe 1), dûment signée. Il est entendu que la personne membre du conseil d’administration doit, lors de tout changement à sa situation, déposée une telle déclaration annuelle dûment modifiée auprès d’Égale Action, et ce, même si le changement survient en cours d’année.

ARTICLE 5 – Devoirs

Chaque personne membre du conseil d’administration doit, dans l’exercice de ses fonctions, agir avec intégrité, indépendance, loyauté et bonne foi aux mieux des intérêts d’Égale Action, ainsi qu’avec soin, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances toute personne raisonnable.

ARTICLE 6 – Affaires personnelles

La personne membre du conseil d’administration doit exercer ses fonctions et organiser ses affaires personnelles de façon à préserver la confiance dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité d’Égale-Action. En tout temps, cette personne doit avoir une conduite qui puisse résister à l’examen le plus minutieux.

ARTICLE 7 – Intérêts d’Égale-Action

En tout temps, la personne membre du conseil d’administration doit agir avec pour seul objectif le bien et les intérêts d’Égale-Action, sans tenir compte des intérêts d’une autre personne ou d’un autre groupement ou entité, notamment ceux ou celles ayant participé à son élection. À cet effet, la personne membre du conseil d’administration doit, dans l’exercice de ses fonctions, prendre ses décisions indépendamment de toute considération politique ou partisane.

ARTICLE 8 – Formation

Chaque personne membre du conseil d’administration se tient à jour dans ses connaissances en matière de saine gouvernance et demande à suivre de la formation sur tous sujets liés, mais moins familiers. La décision du conseil d’administration d’autoriser ou non la personne membre du conseil d’administration à participer à une formation est finale et sans appel.

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 9 – Participation aux réunions

La personne membre du conseil d’administration doit faire preuve d’assiduité dans sa participation aux rencontres du conseil d’administration et doit s’y préparer et y participer activement en fournissant un apport constructif aux délibérations.

À cet effet, la personne membre du conseil d’administration doit se renseigner suffisamment avant d’agir pour que ses décisions soient éclairées.

ARTICLE 10 – Règles relatives aux délibérations

Chaque personne membre du conseil d’administration participant aux délibérations du conseil d’administration au sujet de toute question, le fait de façon la plus objective possible, indépendante, informée et avec courtoisie et respect. L’administrateur fait consigner son vote, ou sa dissidence, lorsqu’applicable, au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.

Chaque personne membre du conseil d’administration est solidaire des décisions prises par le conseil d’administration, et ce, peu importe son opinion et la façon, dont il a voté sur la résolution. Ainsi, sauf lorsqu’il y est expressément autorisé, la personne membre du conseil d’administration s’abstient de tout commentaire sur les décisions prises par le conseil d’administration.

ARTICLE 11 – Confidentialité et discrétion

La personne membre du conseil d’administration est tenue à la discrétion sur ce dont elle a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et est tenue, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue.

La personne membre du conseil d’administration respecte la confidentialité des discussions et échanges lors de toute réunion du conseil d’administration ainsi que de toutes décisions que le conseil d’administration pourrait prendre, dans la mesure où elles ne sont pas encore publiques.

Malgré ce qui précède, la personne membre du conseil d’administration pourra divulguer les informations à caractère confidentiel reçu dans le cadre ou à l’occasion de ses fonctions, s’il est requis de le faire en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’une directive provenant d’un tribunal compétent ou du gouvernement. La personne membre du conseil d’administration informe le conseil d’administration d’Égale-Action préalablement à la divulgation.

REPRÉSENTATION

ARTICLE 12 – Autorisation du conseil d’administration

Toute personne membre du conseil d’administration, autre que celle exerçant la présidence, appelée ou invitée à représenter officiellement Égale Action à l’externe, doit au préalable obtenir l’autorisation expresse du conseil d’administration. Cette personne ne pourra d’aucune manière engager autrement Égale Action. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, les orientations et les politiques d’Égale Action.

ARTICLE 13 – Relation avec les membres, les parties prenantes et le public

Chaque personne membre du conseil d’administration adopte, dans ses relations avec les personnes physiques et morales faisant affaire avec Égale Action tout comme avec le personnel, une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et à éviter tout abus.

RÈGLES DE CONDUITE CONCERNANT LES CONFLITS D’INTÉRÊTS

ARTICLE 14 – Définition d’un conflit d’intérêts

Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente, potentielle ou éventuelle, dans laquelle une personne membre du conseil d’administration pourrait être portée à favoriser une personne (y compris elle-même et les personnes avec lesquelles elle est liée) au détriment des intérêts d’Égale Action. Un conflit d’intérêts peut prendre diverses formes incluant entre autres, mais sans s’y limiter : avantage économique, influencer une décision ou accorder un traitement de faveur à des personnes physiques ou morales.

Sans restreindre la généralité de ce qui précède et à seule fin d’illustration, constituera notamment une situation de conflit d’intérêts :

  1. La situation où une personne membre du conseil d’administration a directement ou indirectement, un intérêt personnel distinct dans une délibération du conseil d’administration;
  2. La situation où une personne membre du conseil d’administration porte partie ou est partie à un contrat qui touche les biens d’Égale Action ou les biens qu’elle administre, à moins d’y être expressément autorisée par Égale Action;
  3. La situation où une personne membre du conseil d’administration détient ou acquiert des droits sur les biens d’Égale Action ou acquiert des droits sur les biens d’Égale Action, à moins d’y être expressément autorisée par Égale Action;
  4. La situation où une personne membre du conseil d’administration occupe un poste au sein d’une entreprise ou d’un organisme dont les intérêts entrent en concurrence avec ceux d’Égale Action;
  5. La situation où une personne membre du conseil d’administration sollicite ou accepte des cadeaux ou des transferts de nature économique, si ceux-ci ne sont pas conformes à la Politique concernant l’acceptation de cadeaux et l’offre de témoignages de reconnaissance d’Égale Action.

ARTICLE 15 – Primauté de l’intérêt d’Égale Action

Chaque personne membre du conseil d’administration doit éviter de se placer dans une situation de conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents de nature à entraver l’exercice de ses fonctions et la poursuite des buts d’Égale Action. L’intérêt d’Égale-Action doit toujours prévaloir, dans le cas où les intérêts d’une personne membre du conseil d’administration entrent en conflit avec ceux d’Égale-Action.

ARTICLE 16 – Dénonciation d’un conflit d’intérêts

Chaque personne membre du conseil d’administration prend connaissance de l’ordre du jour de chacune des réunions du conseil d’administration et évalue si celui-ci comporte un sujet sur lequel il pourrait être en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. Au plus tard au début de la réunion, la personne membre du conseil d’administration doit déclarer et dénoncer au conseil d’administration, verbalement ou par écrit, ce conflit. La personne membre du conseil d’administration et agissant au secrétariat du conseil d’administration, ou la personne désignée pour agir à cet effet en son absence, consigne la dénonciation au procès-verbal des délibérations.

ARTICLE 17 – Retrait des délibérations

Une personne membre du conseil d’administration qui déclare et dénonce avoir un intérêt susceptible de la placer dans une situation de conflit d’intérêts doit s’abstenir de prendre part à toute délibération ou décision risquant d’être reliée de quelque façon que ce soit à telle situation. À cette fin, et suite à la divulgation de son intérêt, elle doit notamment se retirer de la réunion du conseil d’administration pour la durée des délibérations et du vote relatifs à la question qui la place dans une situation de conflit d’intérêts. Elle ne doit pas non plus exercer son droit de vote sur cette question.

ARTICLE 18 – Déclaration au procès-verbal

La personne agissant au secrétariat du conseil d’administration doit faire état dans le procès-verbal de la réunion de chaque cas de déclaration d’intérêt d’une personne membre du conseil d’administration, de son retrait de la réunion et du fait qu’elle n’a pas pris part aux délibérations ni au vote sur la question.

ARTICLE 19 – Participation aux réunions du conseil d’administration

Dans la mesure où la transparence permet de sauvegarder le climat de confiance nécessaire à la réputation d’impartialité, d’indépendance et d’intégrité d’Égale Action l’existence d’une situation de conflit d’intérêts apparent n’entraîne pas en soi une impossibilité d’agir de la part de la personne membre du conseil d’administration visée à la condition qu’elle se conforme aux dispositions prévues en matière de divulgation des conflits d’intérêts.

ARTICLE 20 – Interdiction

Sauf pour les biens et les services offerts par Égale Action à ses membres, nonobstant ce qui précède, aucune personne membre du conseil d’administration, si elle est également propriétaire ou membre du personnel d’une entreprise ou d’un organisme à but non lucratif, ne peut conclure de contrat avec Égale Action.

Conformément aux règlements généraux d’Égale Action, la personne membre du conseil d’administration qui ne se conforme pas au présent article sera disqualifiée.

MÉCANISMES D’APPLICATION

ARTICLE 21 – Responsabilité de la présidence

La personne, membre du conseil d’administration, agissant également à la présidence d’Égale Action, doit s’assurer du respect du présent Code par les autres personnes membres du conseil d’administration.

ARTICLE 22 – Responsabilité du secrétariat

La personne membre du conseil d’administration agissant également au secrétariat du conseil d’administration reçoit lesdits documents et doit s’assurer que le Code est dûment signé ainsi que le formulaire de déclaration d’intérêts, et ce, par tous et toutes. La personne au secrétariat fait dûment rapport au conseil d’administration que l’ensemble des documents ont été reçus et signés, ce dans un délai de trois semaines après réception desdits documents. La personne au secrétariat du conseil d’administration conserve les déclarations et les mises à jour dans un registre confidentiel qui ne peut être consulté que par les administrateur.trices.

ARTICLE 23 – Droit d’être entendu

À l’exception de la situation visée par l’article 20 « Interdiction », toute allégation d’un acte dérogatoire au présent Code doit être portée à l’attention de la présidence par toute personne membre du conseil d’administration. La personne membre du conseil d’administration visée par une allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code doit être informée par écrit la personne à la présidence de l’allégation la visant.

Cette personne a le droit d’être entendue par la personne à la présidence ou de déposer un argumentaire par écrit afin d’apporter tout éclairage pertinent. La personne à la présidence peut prendre avis d’un Comité d’éthique constitué à cette fin, le cas échéant.

ARTICLE 24 – Décision

La personne à la présidence doit, après avoir pris connaissance du dossier et avoir entendu la personne membre du conseil d’administration ou reçu son argumentaire écrit, le cas échéant, ou pris avis d’un Comité d’éthique si elle l’estime nécessaire, informer par écrit la personne membre du conseil d’administration de sa décision et, le cas échéant, de la sanction imposée, en indiquant les motifs de cette sanction.

Il est entendu que, dans le cadre d’un manquement aux dispositions du présent Code, les seules sanctions possibles sont l’avis de blâme ou la destitution. Le processus de destitution doit être entrepris conformément aux dispositions pertinentes des règlements généraux d’Égale Action.

ARTICLE 25 – Allégation visant la présidence

Toute allégation d’un acte dérogatoire au présent Code concernant la présidence est traitée par la vice-présidence qui jouit alors des pouvoirs accordés à la présidence à l’égard de cette allégation.

APRÈS-MANDAT

ARTICLE 26 – Discrétion

Après avoir terminé son mandat, toute personne anciennement membre du conseil d’administration ne peut divulguer de l’information confidentielle obtenue dans l’exercice de ses fonctions ou à l’occasion de celles-ci ou utiliser à son profit ou pour un tiers de l’information non accessible au public.

Cette personne doit également s’abstenir de commenter les décisions prises par le conseil d’administration durant son mandat, à moins d’avoir reçu l’autorisation expresse du conseil d’administration à cet effet.

ARTICLE 27 – Transparence

Toute personne anciennement membre du conseil d’administration doit se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de ses fonctions au sein d’Égale Action.

ENTRÉE EN VIGUEUR

ARTICLE 28 – Mise à jour

La présente Politique est révisée conformément au délai prévu par le calendrier de révision des politiques d’Égale Action établit par le conseil d’administration. Elle peut également être révisée à tout autre moment, si nécessaire.

ARTICLE 29 – Entrée en vigueur

Le présent Code et toute modification qui pourrait y être faite de temps en temps entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration. Il abroge et remplace tout autres règlement, politique, résolution ou document au même effet.